JCAN証明書で講習受講証明書を電子化。ペーパーレスによる書類の保存・郵送コスト削減を実現

2025年8月インタビュー

まず、御社の事業内容お聞かせください

山田様：厚生労働省管轄の制度として「外国人技能実習制度 (2017年制定)」というものがあります。これは、我が国が先進国としての役割を果たしつつ国際社会との調和ある発展を図っていくため、技能・技術または知識の開発途上国等への移転を図り、開発途上国等の経済発展を担う「人づくり」に協力することを目的としています。決して、外国人に労働者として日本で働いてもらうためのものではありません。なお、この制度自体は2024年6月に廃止され、より実践に即した「育成就労制度」が制定されました。現在はその移行期間中です。

技能実習生を受け入れる日本の企業は、技能実習責任者 (主に事業主や人事部長など) を置かなければなりません。技能実習責任者は、主務大臣が適当と認めて告示した機関（養成講習機関: https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/0000158734.html）によって実施される講習（技能実習責任者講習）を少なくとも3年に1度受講し、制度を正しく運用しなければなりません。当社は、10数ある養成講習機関のうちの一つです。

業務のどの部分を電子化されたのでしょうか？

山田様：実習責任者講習の場合、6時間の講習の後、理解度テストを行います。これに合格することで、受講したことを認め「受講証明書」を発行します。一方で、企業が技能実習生を受け入れる場合、実習責任者および養成講習を受けた機関を申告する必要があります。これに対しては監査があり、実習責任者が養成講習を受講しているかなどが確認されます。こう言った点で、正規に養成講習を受けた証である「受講証明書」は非常に大切です。当社では、この「受講証明書」を電子化し、受講者に配布しています。

電子化して得たメリットはどんな点でしょうか？

藤原：御社で「受講証明書」を電子化されてから、ほぼ1年経過していると思います。導入の契機、電子化して感じたメリットなどをお教えください。

山田様：2024年4月からインフラウェア社の JCAN証明書で電子化しています。導入契機のひとつには、厚生労働省の指導があります。2024年度から養成講習の申し込み、講習自体をオンラインで実施できるインフラが整っていることなどが要件となりました。「受講証明書」の電子署名を用いた電子化と、受講費用の電子決済に関しては任意要件 (努力義務) となっていましたが、当社ではいち早く「受講証明書の電子化」を取り入れました。いずれみな電子化する流れになるであろうから、どうせなら早く始めてしまおう、という気持ちもありました。

藤原：1年運用されていかがでしたでしょうか。

山田様：当社では月に5回から8回の養成講習を実施しており、既に700枚近い「受講証明書」を電子化して発行しています。一番のメリットは、紙による印刷コスト、保存・保管 (ファイリング) コストが無くなったこと、レターパックなどによる郵送コストや手間が無くなったことです。メール送信の業務は増えましたが、受講の申し込み時点でメールでのやり取りができることは確認できていますので、電子化してメールで送付することで、業務時間の短縮につながっております。

藤原：受講者から、紙がなくなることへの反対や異論はありませんでしたか。

山田様：ほぼありません。今どき PC 環境を使わない人はいませんので、むしろ pdf で保管できて便利と思われている方が大多数だと思います。また、ファイルの保管場所が分からなくなっても、最悪メールを見ればそこに残っています。紙で発行していた時は、年に数件は再発行の依頼があり、手数料を頂戴して再発行しておりましたが、電子化に変更後、今のところは一度もなく、双方にメリットがあると感じています。

当社の電子証明書を採用された理由は何でしょうか？

山田様：正直なところ、価格の面は大きかったです。他社のものと比べ、インフラウェア社の証明書は価格が一桁違いました。

また、厚労省の講習指定事業者としての認可を取るため、電子化の検討を急いでいた、という点もあります。インフラウェア社であれば、対応も早く、短時間で電子化できると感じました。Adobeその他大手ベンダーも検討しましたが、インフラウェア社の対応が一番丁寧でした。

最後に

藤原：ペーパーレスというと、まず、皆さん契約書の印紙税の話や、リモートワークとの相性などに興味を持たれます。ですが、本日伺ったような紙の保管コスト・郵送コスト・検索 (後で過去の書類を探す) コストなど、見えにくいコストがあります。そもそもWordやExcelで作成した電子データを何故印刷しなければならないのでしょうか。事業創造コンサルティング様は、こういった見えにくいコストを電子化で削減されている成功例と感じました。

また、国 (厚労省) もペーパーレスに本腰で取り組んでいることがわかり、大変参考になりました。

本日は貴重なお話をありがとうございました。