電子化によるコスト削減と作業効率化。出張先でも簡単に電子署名可能。

2021年6月7日インタビュー

導入のきっかけは何でしたでしょうか？

田口様：2020年の春先より、COVID-19の影響で在宅勤務などリモートワークを余儀なくされ、文書の電子化を考えざるを得ないと感じていたところ、お客様（鑑定依頼人）より、不動産鑑定評価書を電子ファイルで納入して欲しい、という要望をいただいたことがきっかけです。

Web上で他の鑑定事業者の電子化の様子を調べたところ、1、2件はみつかりましたが、さほど有益な情報は得られませんでした。そのような中、Google検索でJCAN証明書のことを知り、問い合わせから初めて導入に至りました。

どのようにお使いでしょうか？

田口様：不動産鑑定評価書および不動産意見書等の電子化がメインです。社内の鑑定士がそれぞれJCAN証明書を取得し、作成した鑑定評価書または意見書にAcrobat Readerで電子署名するという単純なもので、他にツールは使っていません。

導入後、1年弱の運用になります（2021年6月現在）が、発行する鑑定書の10%～14%程度が電子化されています。

特に感じられたメリットはどのようなことですか？

田口様：やはり、紙の配布、管理コストの圧縮です。まとまった件数の鑑定依頼では、紙発行で段ボールひと箱になることがあります。電子化によってこの配布コスト、保存コストが小さくなる点は、非常に大きなメリットです。J-REIT物件など定期的に鑑定評価する案件も多く、このような物件は年に1～2回評価書等を発行します。

さらに、出張先でも簡単に電子署名できるため、最終的な鑑定評価書作成の手間はずいぶんと減ります。

今後の課題について、何かあればお聞かせください

田口様：鑑定評価の前に、お客様より依頼書（兼承諾書）を受け取ります。将来的にはこれを電子化したいと考えています。一種の契約書となると考えられますが、依頼者にも電子署名をもらうべきかなど、インフラウェア社・JIPDEC様と相談しつつ、進められればと思います。

佐藤様：鑑定依頼書を契約書と考えた場合、いわゆる国税関係書類という範疇で電子帳簿保存法（電帳法）の対象になり、電子的に保存する際の各種要件が関わってきます。電帳法は定期的に見直しがなされ、2022年1月にも要件が緩和される予定で、電子化し易い環境が整ってきています。また契約書に限らず、各種文書につきましても、このコロナ禍の電子化の流れの中で、法律やガイドライン等の見直しがなされ、より電子化し易い環境が整ってきています。

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ありがとうございました。